превращаем идеи в дела

прием инженерных проектов

Система электронного документооборота.

09 ноября 2020

Эффективность работы современного бизнеса во многом зависит от качества и скорости управления информацией. Надежность хранения информации и легкий доступ  с разграничением полномочий — залог успешной совместной работы. Система электронного документооборота (СЭД) обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности предприятия  – помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи, как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия.

Одним из лидеров на рынке систем электронного документооборота является программное обеспечение «CompanyMedia» от компании «ИнтерТраст» на платформе IBM Lotus Domino Server, совмещающее в себе хороший функционал, масштабируемость, надежность и возможности для самостоятельных доработок в зависимости от требований предприятия. Данная система и была выбрана для внедрения на АО «Зеленодольский завод имени А.М. Горького».

В самом начале работы СЭД использовалась, как электронный журнал для регистрации писем и организационно-распорядительных документов канцелярией и секретарями руководителей  завода. Но назначение  Р.И. Мистахова на должность Генерального директора завода в конце  2009 году вдохнуло новую жизнь в развитие СЭД. Ренат Искандерович сразу же установил курс на цифровую трансформацию завода, к эффективному управлению для принятия точных и грамотных управленческих решений.  Были обновлены рабочие компьютеры, приобретены и установлены в каждом подразделении   лицензии документооборота, произведено обучение ответственных делопроизводителей. Все подразделения завода начали работать в системе электронного документооборота. Создавалось единое хранилище систематизированных документов, позволяющее в разы ускорить поиск, доставку документов, осуществлять контроль исполнительной дисциплины. Была осуществлена интеграция СЭД с корпоративной почтой завода. Организованы мобильные рабочие места для работы в СЭД.

В 2013 году продолжилось развитие СЭД и автоматизации бизнес-процессов делопроизводства. Был развернут функционал регистрации и согласования договоров для решения задач информационной поддержки и автоматизации документационного обеспечения процессов заключения договоров и сокращения сроков их подготовки.

С вводом в эксплуатацию системы виртуализации VMWare  сервер СЭД был перемещен из физической в виртуальную среду, что значительно  повысило надежность системы и позволило динамично управлять  вычислительными ресурсами серверов.

Для оперативного обмена входящей и исходящей корреспонденции, согласования договоров и для возможности предоставления отчетности была организована единая система документооборота с АО «Холдинговая компания «Ак Барс».

В 2016г. была решена задача интеграции информационной системы управления предприятием на базе Oracle e-Business Suite R12 с внутренней корпоративной почтой на базе Lotus Domino. Информация о сформированных машиностроительных, технологических  комплектах и извещениях к ним, об утвержденных графиках изготовления, выпущенных оперативных решениях и другие уведомления   ежедневно стали поступать на электронные ящики подразделений в зависимости от назначения.

Для совместного формирования предложений в план генерального директора и своевременного оповещения участников мероприятий внедрен в СЭД модуль планирования расписаний мероприятий генерального директора и его заместителей с возможностью оповещения руководителей по СМС –рассылке на телефоны.

Внедрен модуль интеграции СЭД с юридически значимым документооборотом «Диадок».

В 2018 году для создания единого информационного пространства осуществлено взаимодействие сотрудников завода в системе электронного документооборота с АО «Судостроительная корпорация «АкБарс» и с входящими в ее состав ДЗСО. (переписка, согласование документов, договоров, контроль исполнительной дисциплины). Для улучшения скорости работы был запущен дополнительный сервер СЭД и настроена кластеризация между серверами, что позволило разделить работу пользователей и фоновых агентов по разным серверам.

Внедрено согласование финансовых документов с АО «Судостроительная корпорация «Ак Барс» завода и входящих в ее состав ДЗСО. На основе  системы отчетности ДЗСО (ежедневная, недельная и месячная) по направлениям (руководитель, финансы, производство, производственные заказы, кадры) в судостроительную корпорацию в СЭД   функционирует система определения рейтинга предприятий по итогам работы.

Работают модули согласования кайдзен – предложений от подразделений с возможностью определения категории предложения на улучшение, согласования  заявок на закупки  с формированием отчетности.

В этом году внедрен функционал электронного согласования недельных задач подразделений для сокращения хождения исполнителей по службам и повышения производительности труда.

В рамках интеграции СЭД с ИСУ на базе OeBS разработаны инструменты для использования единой базы справочных данных по контрагентам, договорам, заказам, бюджетным статьям. Разработан и внедрен механизм передачи первичных документов из СЭД в ИСУ на базе OeBS, автоматизированную систему «Управление персоналом».

Создана  и продолжает развиваться единая информационная система, позволяющая получать информацию для поддержки принятия решений, контролировать исполнение документов, сокращать время на принятие управленческих решений.

Добавить комментарий